文面を見直して確認を
仕事の中で、文章を書く様々な機会があります。 電話メモのような短い文章から、社外に出す長文の取引文書まで、内容は様々です。 読みやすくわかりやすい文章を書く上で大切なことは、相手に伝える為に書くことです。 仕事上で必要な文章力というのは、曖昧な表現や部分説明ではなく、簡潔で的確な表現をすることです。 その為には、相手目線で読むという文面の見直しが必要になってきます。 例えば担当者不在で電話メモを残す時、相手は急ぎの用事で電話をしているのに、電話がありました、とだけメモを残していた場合、読んだ人がまだ忙しい状況だと後回しにされてしまう可能性があります。 たとえ急ぎだと書いてあっても、急ぎだということが小さく書かれている文面では、気づかない場合もあります。 なので、伝えなければいけないことが明確に書いてあるか、という目線での文面の見直しが大切です。 また、企画書や自社事業案内書などであれば、読んだ人が理解できるか、ということも重要です。 取り扱い説明書などを読みながら操作するとき、曖昧な表現やかいつまんだ説明書きでは誤った操作をしてしまいますよね。 企画書で同じようなことが起これば、勿論その企画はスムーズに進みません。 事業案内書だと、記載がない故に自社の印象を違うように捉えられ、取引後にこんなところだとは思わなかった、と思われてしまうことにもなります。 そのような引っかかりをなくす為にも、この文章や単語で理解してもらえるか、と確認をしましょう。 どんなに内容をしっかりと書いていても、だらだらと言葉が並んでいるだけでは、読む気がなくなり最後まで読めなくなってしまいます。 このように、文面の見直しで大切なのは、相手目線に立って自分が読んでみる、ということです。 大体の人は最初の何行かを読みながら内容を想定して、読むか読まないかを判断します。 なので文面の最初の方に、書きたい内容のキーワードを含んだ文章を入れておきます。そうすることで、読み手にとって読むべき文章であれば長くなっても読み進めてもらうことができます。
確認する癖をつければ
社会人として働きだすと、何かと書類を作成したり、記録をとったりする機会が増えます。特に文章能力がないと、書いたことに ⇒ 続きは見出しを